Términos y Condiciones

Uso de los Sistemas Informáticos

Estos términos y condiciones de uso del sitio web, el aplicativo móvil y demás sistemas informáticos (en adelante, los "Sistemas Informáticos") dispuestos por FIGURO SAS, sociedad constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.719.816-9 (en adelante, la “Compañía”), regulan el uso que los Usuarios pueden darle al contenido publicado en aquellos, cuya finalidad es poner a su disposición, los servicios de habilitación tecnológica para facilitar la intermediación y comercialización de seguros, promoción y acompañamiento en la celebración o renovación de contratos de seguros generales ofrecidos por agentes, agencias, brokers, compañías aseguradoras, y, en general, intermediarios, actores de la distribución de seguros y demás actividades afines.

Los Usuarios aceptan que la Compañía no es parte contractual de la distribución de pólizas de seguros, o de las pólizas emitidas, adquiridas, y/o por adquirirse, y por tanto bajo ninguna interpretación puede entenderse que los servicios de la Compañía consisten en la asunción directa o indirecta de riesgos, ni en la posibilidad de disponer o modificar el contenido de las pólizas de seguros. Los servicios prestados a través o con la utilización de los Sistemas Informáticos, consisten en el conjunto de gestiones y actividades orientadas a la habilitación tecnológica de la intermediación y/o facilitación de la suscripción, emisión y celebración de pólizas de seguros. La función de la Compañía se circunscribe a dichas labores de habilitación tecnológica limitándose solo a ello y, en consecuencia, no tiene obligaciones derivadas del contrato de seguro de cualquier usuario con sus clientes.

Al aceptar los términos y condiciones de los Sistemas Informáticos o utilizar cualquiera de los servicios ofrecidos por la Compañía, los Usuarios autorizan, de forma expresa, a la Compañía para recolectar, recaudar, almacenar, analizar, usar, circular, transferir, transmitir, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar, disponer y en general, realizar cualquier actividad comprendida dentro del término Tratamiento sobre los Datos Personales que han sido suministrados y los cuales serán incorporados en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos con lo que cuente la Compañía. De manera que, los Datos son y serán utilizados por la Compañía en el desarrollo de sus funciones propias en el ejercicio de su objeto social de forma directa o a través de terceros, para aquellos fines expresamente autorizados por sus Titulares.

Así mismo, los Usuarios aceptan las políticas de privacidad de la Compañía y son consientes en someterse a las mismas, asumiendo la responsabilidad por el uso que haga de los Sistemas Informáticos, por lo que adquiere el compromiso de revisar de manera periódica estos Términos y Condiciones de Uso, toda vez que pueden ser modificados en cualquier momento y sin previo aviso por la Compañía y su actualización no excusará el incumplimiento de los mismos. Para tales efectos, la Compañía se compromete a mantener visible y de forma legible el contenido actualizado de estos Términos y Condiciones en los diferentes Sistemas Informáticos.

1. DEFINICIONES

Con el fin de determinar el sentido de los conceptos utilizados en los presentes Términos y Condiciones, acudiremos a las siguientes definiciones en orden alfabético, de conformidad con lo dispuesto por la Compañía en consonancia con lo previsto en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

Usuario(s): Cualquier persona natural o jurídica que ingrese al sitio web o al aplicativo móvil de la Compañía para consultar los diferentes productos o servicios ofrecidos por la Compañía, obtener la respectiva cotización del producto o servicio de su interés y/o consultar el estado de sus servicios o productos contratados.
Autenticación: Acción de acceder a los Sistemas Informáticos como Usuario registrado mediante el ingreso de su “Nombre de Usuario” y “Contraseña”, o cualquier otro sistema de autenticación, en la sección de autentificación del Sistema Informático que corresponda.
Contenido: Significa todo el material disponible en los Sistemas Informáticos, incluyendo, a modo de ejemplo y no limitativo, los textos, datos e información de los diferentes productos y servicios ofrecidos, las aseguradoras, artículos, diseños, logotipos, signos distintivos, marcas registradas, nombres comerciales, formularios, documentos, gráficos, fotos, imágenes, contenidos en general, su organización y compilación, códigos fuente, softwares y cualquier otra información contenida en dichos medios, la cual está protegida por derechos de autor, marcas, patentes, y/u otros mecanismos de protección consagrados desde por el derecho de propiedad intelectual.
Cuenta: Significa la instancia de los Sistemas Informáticos a la que el Usuario accede al autenticarse, la cual corresponde a la plataforma personal del Usuario registrado en los Sistemas Informáticos. Su Cuenta le permite acceder a las funcionalidades adicionales que ofrecen los Sistemas Informáticos, dependiendo del Perfil de Usuario al que esté inscrito, así como consultar el estado de sus productos o servicios adquiridos, la información de las pólizas, clientes y prospectos que tiene bajo su administración, entre otros.
Cookies: Una cookie es un fichero que se descarga en el ordenador/smartphone/Tablet del Usuario al acceder a determinadas páginas web y que permite que pequeñas cantidades de información que se envían entre un emisor (generalmente el servidor de la web) y un receptor (el navegador del usuario) se almacene en la memoria del navegador.
Proveedor de Servicios de Conectividad: Persona jurídica que proporciona a los Usuarios el acceso a Internet y servicios relacionados para el acceso y uso de los Sistemas Informáticos de la Compañía. El Proveedor de Servicios de Conectividad es responsable de la prestación y del correcto funcionamiento de dichos servicios, y la afectación de los mismos no podrá bajo circunstancia hacer responsable a la Compañía de aquellos ofrecidos por este últimos a través de sus Sistemas Informáticos.
Sistemas Informáticos: Corresponde al conjunto de medios ofrecidos por la Compañía con el fin de ejercer su actividad de intermediación y comercialización de seguros, y permitirles a los Usuarios interesados en consultar los diferentes productos o servicios ofrecidos por la Compañía y las aseguradoras que hacen parte de su portafolio, contratar aquellos servicios o productos o consultar las características, documentos y estado de aquello contratado mediante la utilización del sitio web, aplicativo móvil y demás canales dispuestos por la Compañía.

2. CONDICIONES DE ACCESO

El acceso a los Sistemas Informáticos otorga a su vez la posibilidad de conocer el Contenido de aquellos. En caso de que el Usuario esté interesado en acceder a otras funcionalidades adicionales y/o contratar otros servicios no será necesaria la realización de una nueva Autenticación del Usuario.

El Usuario (i) no podrá reproducir, adaptar, distribuir, alquilar, vender, otorgar licencia o ejecutar cualquier otra forma de transferencia de los Sistemas Informáticos de la Compañía, incluyendo los códigos de programación; (ii) no podrá reversar la ingeniería, decompilar, desensamblar, modificar, crear trabajos derivados, traducir la información o usar la información publicada en dichos Sistemas Informáticos sin autorización de la Compañía, (iii) no podrá desconocer, remover u ocultar los derechos de autor, las marcas o cualquier otra información o leyenda relacionada con la propiedad intelectual y derechos de la Compañía o de sus proveedores de información y de servicios.

3. PROPIEDAD INTELECTUAL

El Contenido de los Sistemas Informáticos de la Compañía es propiedad exclusiva de esta última o de aquellos terceros que hayan otorgado una licencia u autorización a la Compañía para tales efectos, como es el caso de las aseguradoras, con todos los derechos reservados. Dicho Contenido se encuentra protegido por las leyes y tratados internacionales vigentes en materia de Propiedad Intelectual.

La Compañía confiere al Usuario, una autorización solamente para visualizar el Contenido en los Sistemas Informáticos y no confiere a los Usuarios ninguna autorización para descargar, reproducir, copiar, enmarcar, compilar, cargar, publicar, adaptar, modificar, transmitir, vender, comunicar, difundir al público, y en general realizar actividades total o parcialmente, sobre el Contenido de sus Sistemas Informáticos.

Cualquiera de estas actividades requiere de la autorización previa, expresa y por escrito de la Compañía, so pena de incurrir en una violación de los derechos de propiedad industrial y derechos de autor, y someterse a las consecuencias civiles y penales de tal hecho, así como al derecho de la Compañía de revocar la autorización aquí conferida de ser el caso.

Salvo que se indique expresamente lo contrario en el presente documento, nada de lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones de Uso de los Sistemas Informáticos de la Compañía deberá interpretarse en el sentido de otorgar una licencia o cesión sobre derechos de propiedad intelectual del Contenido, información y herramientas disponibles para el uso de los Usuarios.

1. Derechos de autor:

Todos los diseños, escritos, contenidos, incluida la página web “Figuro” o el respectivo software, y en general cualquier obra, están protegidos por Derechos de Autor, de conformidad con la legislación aplicable para el efecto como lo es la Ley 23 de 1982, la Ley 1450 de 2011, la Decisión 351 de 1993 de la Comunidad Andina de Naciones y demás normas que lo complementen y/o sustituyan. Por consiguiente, para hacer uso de los diseños, escritos, contenidos y cualquier obra que se encuentran disponible en los Sistemas Informáticos será necesario contar con una licencia o autorización de uso expresa por parte de la Compañía, so pena de ser responsable civil y penalmente por infracción de derechos patrimoniales y/o morales de autor según sea el caso.

2. Propiedad Industrial:

Todos los signos distintivos, diseños industriales, presentación de Contenidos, nuevas invenciones, entre otros, son de propiedad exclusiva de la Compañía y se encuentran protegidos por la legislación aplicable para el efecto como lo es la Decisión 486 del 2000 de la Comunidad Andina de Naciones y demás normas que lo complementen y/o sustituyan, por lo que el Usuario no podrá hacer uso de ninguno de los activos protegidos por propiedad industrial a los que se pueda acceder en los Sistemas Informáticos, sin existir una autorización o licencia de uso previa, escrita y expresa, so pena de ser responsable civilmente por infracción de derechos de propiedad industrial.

4. CONDICIONES DE USO DEL CONTENIDO Y DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS

Al momento de ingresar a los diferentes Sistemas Informáticos utilizados por la Compañía para facilitar y habilitar tecnológicamente la cotización, adquisición, comparación y/o consulta de las pólizas de seguro para su emisión, expedición o para cualquier trámite vinculado a la gestión de pólizas con la habilitación tecnológica de FIGURO, incluyendo sitio web “Figuro”, el Usuario autoriza a la Compañía para:

Modificar en cualquier tiempo y por cualquier razón y sin previo aviso, los Términos y Condiciones de los Sistemas Informáticos dispuestos por la Compañía, los cuales permanecerán disponibles en aquellos medios para el conocimiento y verificación de sus Usuarios.
Remover los contenidos subidos por los Usuarios que considere ilegales, ofensivos, difamatorios, pornográficos, amenazantes, obscenos o que de cualquier otra forma violen los términos y condiciones.
Utilizar la información personal y/o contenidos suministrados por los Usuarios, de acuerdo con los términos y condiciones de los Sistemas Informáticos, en concordancia con la Política de tratamiento de datos personales, el Manual de uso de dicha Política y la política de privacidad.
Usar los Sistemas Informáticos para las finalidades dispuestas y autorizadas solo por la Compañía.

Frente al contenido: El Usuario se compromete a dar un uso adecuado del Contenido puesto a disposición o generado en y/o a través de los Sistemas Informáticos de la Compañía. En ese sentido, de manera enunciativa pero no limitativa, el Usuario se compromete a suministrar información verídica en su registro y acceso a los diferentes Sistemas Informáticos de la Compañía, y a no:

Utilizar el Contenido para incurrir y/o incitar a terceros a incurrir en actividades ilícitas, ilegales o contrarias a la buena fe y al orden público.
Usar secuencias de comandos automatizadas para recopilar información publicada en los Sistemas Informáticos o a través de los Sistemas Informáticos o para interactuar de cualquier otro modo con los mismos.
Provocar daños en los sistemas físicos y lógicos de la Compañía, de sus proveedores o de terceras personas, introducir o difundir en la red virus informáticos, troyanos, código malicioso o cualesquiera otros sistemas físicos o lógicos que sean susceptibles de provocar daños en y/o estén diseñados para interrumpir, destruir o limitar la funcionalidad de cualquier software, hardware o equipo de telecomunicaciones o para dañar, deshabilitar, sobrecargar o perjudicar los Sistemas Informáticos de cualquier modo, sea directa o indirectamente;
Intentar acceder, recolectar o almacenar los datos personales de los Usuarios de los Sistemas Informáticos de la Compañía y, en su caso, utilizar las cuentas de correo electrónico de otros Usuarios y modificar o manipular sus mensajes.
Compartir su usuario y credenciales con terceros para permitirles el acceso a los Sistemas Informáticos de la Compañía. O crear múltiples cuentas de usuario.

Condiciones de uso del sitio web:

El Usuario reconoce y acepta que el software proporcionado por la Compañía está diseñado para asistir a agentes, agencias, brokers e intermediarios de seguros en la administración de su cartera de pólizas y facilitar su actividad de distribución de seguros. La Compañía no participa en la venta directa de seguros ni actúa como intermediario en dichas transacciones.
El Usuario acepta que la Compañía, como proveedor de software, no es responsable de las decisiones tomadas o acciones realizadas por el Usuario basadas en la funcionalidad del software. Cualquier acuerdo, contrato o relación contractual que surja entre el Usuario y sus clientes con respecto a pólizas de seguro es independiente y no implica ninguna responsabilidad para la Compañía.
El Usuario se compromete a utilizar el software de acuerdo con las leyes aplicables y las buenas prácticas del sector asegurador. El Usuario es responsable de asegurar que la información ingresada en el software sea veraz, precisa y completa, y reconoce que cualquier inexactitud o falsedad en esta información puede afectar la validez y eficacia de las pólizas de seguro administradas a través del software.
El Usuario se compromete a no alterar, modificar, dañar o de cualquier manera interferir con la funcionalidad o integridad del software. Cualquier intento de hacerlo puede resultar en la terminación del acceso al software y en acciones legales.
Al igual que en la política anterior, el Usuario reconoce la importancia de proporcionar información veraz y exacta para el correcto funcionamiento del software. La Compañía no se responsabiliza por las consecuencias de cualquier omisión, alteración o inexactitud en los datos ingresados al software por el Usuario.
El Usuario entiende y acepta que la Compañía no se responsabiliza por las acciones o malas prácticas del Usuario en su rol como intermediario de seguros. La responsabilidad por el cumplimiento de las normativas legales, éticas y profesionales recae completamente en el Usuario, y la Compañía queda exenta de cualquier reclamación derivada de la mala práctica o negligencia del Usuario en la prestación de sus servicios como intermediario de seguros.
El Usuario se compromete a utilizar el software de acuerdo con las leyes aplicables y las buenas prácticas del sector asegurador. El Usuario es responsable de asegurar que la información ingresada en el software sea veraz, precisa y completa, y reconoce que cualquier inexactitud o falsedad en esta información puede afectar la validez y eficacia de las pólizas de seguro administradas a través del software.
El Usuario se compromete a no alterar, modificar, dañar o de cualquier manera interferir con la funcionalidad o integridad del software. Cualquier intento de hacerlo puede resultar en la terminación del acceso al software y en acciones legales.

Parágrafo.- Veracidad de la información: De acuerdo con la Política de la Compañía, los Usuarios, que en este contexto son agentes, agencias y otros intermediarios de seguros, están obligados a proporcionar información veraz y precisa en el uso del software. Esta información es crucial para la gestión efectiva de sus carteras de pólizas y para la prestación de sus servicios a los asegurados. Aunque la Compañía proporciona herramientas para facilitar la recopilación y gestión de datos, el Usuario reconoce que la responsabilidad de la exactitud y veracidad de los datos ingresados recae íntegramente en él. Cualquier imprecisión, omisión, inexactitud o falsedad en la información proporcionada puede tener un impacto directo o indirecto en la eficacia del servicio ofrecido por el Usuario, así como en la validez de las pólizas de seguro administradas a través del software. Por tanto, la Compañía no asume responsabilidad y queda exenta de cualquier reclamo derivado de la omisión o alteración de la información que afecte el servicio prestado por el Usuario, siendo responsabilidad de este último asegurarse de que la información proporcionada, ya sea en formularios, declaraciones o cualquier otro medio, sea completa y fidedigna.

5. COOKIES

Teniendo en cuenta que el uso de las Cookies permite la optimización de la experiencia de los Usuarios en los Sistemas Informáticos de la Compañía, los Usuarios reconocen que, en el uso de dichos Sistemas, la Compañía hace uso tanto de Cookies propias como de terceros, en la Política de Cookies de la Compañía.

1. Propósito de las Cookies:

La Compañía hará uso de las Cookies para determinar las preferencias de navegación de los Usuarios para efectos promocionales, comerciales, publicitarios, estadísticos, entre otros fines permitidos por la ley aplicable, reconocidos y aceptados por los Usuarios.

2. Aceptación de uso de los términos y condiciones de las Cookies:

Al aceptar estos “Términos y Condiciones”, el Usuario acepta que la Compañía utilice Cookies para los fines arriba señalados.

3. Configuración de Cookies:

El Usuario podrá configurar su navegador para que notifique o rechace la instalación de las Cookies enviadas por los Sistemas Informáticos de la Compañía, sin que ello impida su acceso a los Contenidos, obtener cotizaciones, contratar productos o servicios y consultar el estado de lo contratado y sus pólizas. Sin embargo, el Usuario deberá tener en cuenta que al desactivar el uso de Cookies podrá experimentar una disminución en la calidad de funcionamiento de los Sistemas Informáticos de la Compañía.

6. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

La Compañía no es responsable por:

Las caídas de los Sistemas Informáticos y la falla en el suministro de productos o prestación de los servicios de conectividad, software y demás provistos por terceros a favor o en beneficio de los Usuarios, quedando exonerada por cualquier tipo de daños o perjuicios causados debido a la no disponibilidad y/o interrupción del servicio ofrecido por la Compañía a través de sus Sistemas Informáticos, ocasionados por fallas o no disponibilidad de las redes y servicios de telecomunicaciones utilizados para soportar los Sistemas Informáticos, y que sean ajenos a su voluntad o diligencia.
Los daños o perjuicios causados por virus informáticos, troyanos, código malicioso o cualesquiera otros sistemas físicos o lógicos a los sistemas de los Usuarios.
La veracidad de la información y documentación entregada por los Usuarios para los diferentes fines de su interés. En ese sentido, la Compañía no será responsable, bajo ningún motivo, por la información falsa, errónea, confusa, ambigua o engañosa que el Usuario genere y/o suministre al registrarse en los Sistemas Informáticos, solicitar cotizaciones y/o contratar servicios según sea el caso, a través de los Sistemas Informáticos, y cualquier otro dato o información que eventualmente pueda afectar su asegurabilidad y generar perjuicios a terceros como las aseguradoras.
El uso que el Usuario le otorgue a los datos suministrados a la Compañía y por la Compañía al prestar su servicio.
Errores tipográficos que aparezcan en el Contenido generado por el Usuario.
El contenido publicitario o comercial dado por las aseguradoras u otros terceros en el ejercicio de sus actividades comerciales a través de los Sistemas Informáticos de la Compañía. De manera que, cualquier reclamación por protección al consumidor o por infracción a derechos protegidos por propiedad industrial o derechos de autor deberá ser dirigida directamente al anunciante o emisor de dicha información.
El contenido de los sitios vinculados mediante hipervínculos que se visualicen en los Sistemas Informáticos de la Compañía (en adelante los "Sitios Vinculados"), su contenido, sus cambios o actualizaciones, cualquier tipo de transmisión recibida o enviada desde o hacia Sitios Vinculados o su funcionamiento incorrecto. El Usuario conoce y acepta que la Compañía, eventualmente, podrá proporcionar estos Sitios Vinculados para la comodidad y ampliación de información a los Usuarios y en ese sentido, no se responsabiliza de su contenido o actualización posterior, de manera que la inclusión de cualquiera de ellos no implica aprobación por parte de la Compañía, de ninguno de estos sitios ni ninguna asociación con sus operadores como lo son las aseguradoras.
Los términos, condicionados, coberturas y amparos de las pólizas fijados por las aseguradoras y que sean publicados, compartidos o transmitidos a través de los Sistemas Informáticos de la Compañía, así como tampoco por los actos y contratos que se deriven del acceso del Usuario a aquellos Contenido y de la información ahí compartida. Para todos los efectos, la relación entre las aseguradoras y los Usuarios es independiente y autónoma de la relación contractual entre la Compañía y los Usuarios.
Por las decisiones que el Usuario adopte antes, durante o con posterioridad al ingreso y uso de los Sistemas Informáticos, frente a las funcionalidades disponibles en aquellos según el interés del Usuario en el uso de dichos Sistemas.
Por lo dispuesto, establecido y/o acordado en la póliza de seguro contratada o a contratarse pues la Compañía es solo habilitadora tecnológica del intermediario de seguros y no adquiere con la prestación de sus servicios obligaciones derivadas del contrato de seguro.

7. FINALIDADES PARTICULARES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales de los Usuarios de los servicios que presta la Compañía a través de sus diferentes canales como la plataforma denominada “FIGURO” se tratarán para:

Facilitar la Gestión de Carteras de Pólizas: Permitir a los agentes y agencias de seguros administrar sus carteras de pólizas de seguros a través del software.
Mejora de la Eficiencia Operativa: Ayudar a los usuarios a mejorar su eficiencia operativa en la distribución y manejo de seguros.
Transferencia de Datos para Funcionalidades del Software: Transferir los Datos Personales necesarios para la operatividad del software a terceros proveedores de servicios tecnológicos, en la medida necesaria para el funcionamiento efectivo del software.
Almacenar en las cuentas y perfiles creados por los Usuarios a través de los diferentes canales utilizados por la Compañía para que el Usuario, una vez contratado el servicio pueda consultar su estado, hacerle seguimiento, visualizar las pólizas vigentes, entre otros.
Crear modelos de selección y ofrecimiento de los productos y servicios incluidos en el portafolio de la Compañía que faciliten las operaciones de los intermediarios de seguros.
Provisión de Servicios Relacionados con el Software: Ofrecer servicios adicionales y soporte relacionado con el uso del software.
Comunicaciones sobre Mejoras y Actualizaciones: Informar a los usuarios sobre cambios, mejoras y actualizaciones del software.
Cumplimiento de Obligaciones Legales y Contractuales: Cumplir con las obligaciones legales y contractuales relacionadas con la provisión del software.
Estudios de Mercado y Análisis Estadísticos: Realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para mejorar el software y los servicios relacionados.
Campañas de Marketing y Publicidad: Realizar campañas de marketing y publicidad relacionadas con el software y servicios ofrecidos, además de facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización.
Gestión de la Relación con el Cliente (CRM): Administrar y mejorar la relación con el cliente a través de la gestión de CRM.
Registro en Sistemas y Bases de Datos: Registrar a los usuarios en los sistemas y bases de datos de la Compañía para facilitar la gestión del software y la relación con los usuarios.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizados por los Titulares u organismos de control, y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban conocerlos.
Realizar los respectivos reportes a autoridades de control, a las compañías aseguradora, entidades bancarias y en general, a cualquier persona natural o jurídica según lo disponga la Ley o necesaria para la prestación del servicio contratado por el Titular.
Registrar a los Titulares en los sistemas y Bases de Datos de la Compañía, así como en el front end o parte frontal de las diversas aplicaciones utilizadas por la Compañía para el relacionamiento con los Usuarios, independientemente de su ubicación o locación, la cual podrá ser en el territorio nacional o en el exterior a través de servidores externos y diferentes al data center.
Otras Actividades Necesarias o Complementarias: Realizar cualquier otra actividad necesaria o complementaria para el desarrollo del objeto social de la Compañía y/o que sea de interés del usuario, siempre en relación con la provisión y mejora del software.
Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la Compañía y/o que sean de interés del Usuario.

Parágrafo Primero.- Las finalidades establecidas en este artículo se llevarán a cabo considerando el rol de la Compañía como proveedora de software y servicios tecnológicos para la gestión de seguros, y no como intermediaria o parte contractual en las pólizas de seguros. Por lo tanto, (i) la Compañía no tiene obligación de expedir pólizas de seguros ni de prestar servicios contratados con aseguradoras, y (ii) los Datos Personales manejados por la Compañía en relación con su software y servicios son tratados de manera independiente a cualquier tratamiento de datos que realicen las aseguradoras a través de sus propios procesos.

Parágrafo Segundo.- En concordancia con el principio de finalidad, esta misma obligación recae sobre los Responsables y/o Encargados que manejen Datos Personales en nombre de la Compañía, incluyendo a terceros como proveedores de tecnología. Estos terceros, bajo los acuerdos de transferencia y/o transmisión de datos firmados con la Compañía, estarán obligados y serán responsables del Tratamiento de Datos Personales conforme a las finalidades aquí establecidas.

Parágrafo Tercero.- Para las finalidades mencionadas anteriormente, la Compañía está expresamente autorizada por el Titular para comunicarse con él a través de su información de contacto, utilizando todos los medios disponibles, incluidos SMS, aplicaciones de mensajería como WhatsApp y otras soluciones similares, así como a través de la cuenta del Titular creada en los sistemas informáticos de la Compañía.

8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Dado que la Compañía provee software y servicios tecnológicos a agentes y agencias de seguros, y no actúa como intermediario en la contratación de seguros, el tratamiento de Datos Sensibles por parte de la Compañía se limitará a aquellos necesarios para el funcionamiento efectivo del software y los servicios asociados. Esto puede incluir, pero no se limita a, información relacionada con la situación financiera, de salud, biométricos, entre otros, que los Usuarios del software (agentes y agencias de seguros) puedan manejar en el curso de su actividad profesional.

En aquellos casos en que sea necesario el tratamiento de Datos Sensibles por parte de la Compañía para el desempeño de sus funciones, se informará a los Titulares de dichos datos, a través de los medios pertinentes, que de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. Esta información se proporcionará de forma clara y accesible en los procesos de obtención de autorización.

Una vez que los Titulares, bajo esta aclaración, otorguen su autorización para el Tratamiento de sus Datos Sensibles, la Compañía se compromete a implementar las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias para proteger dicha información.

Este compromiso de protección y manejo adecuado de los Datos Sensibles se extiende también a aquellos casos en que terceros, distintos de los Usuarios del software, proporcionen a la Compañía Datos Sensibles.

9. PROTECCIÓN ESPECIAL FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

En su calidad de proveedor de software y servicios tecnológicos para la gestión de seguros, la Compañía reconoce la importancia de brindar protección especial a los Datos Personales de niñas, niños y adolescentes. Esta protección es particularmente relevante en situaciones donde los agentes y agencias de seguros, usuarios del software, manejen datos de menores en el contexto de sus servicios de seguros, como puede ser en el caso de pólizas de seguro que incluyan cobertura para menores o en actividades relacionadas con seguros familiares.

En estos casos, la Compañía, actuando como proveedor del software y no como Responsable o Encargado directo del Tratamiento de Datos Personales de menores, orientará a sus usuarios (agentes y agencias de seguros) sobre la importancia de obtener la expresa autorización por parte de los representantes legales de los menores para cualquier tratamiento de sus datos. Este tratamiento deberá responder al interés superior del menor y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.

La Compañía implementará las funcionalidades necesarias en su software para facilitar a los agentes y agencias de seguros el cumplimiento de estas directrices, incluyendo, cuando sea apropiado, mecanismos para registrar la autorización de los representantes legales de los menores.

En todo caso, el representante del menor tendrá la facultad de autorizar o no el tratamiento de cualquier clase de información del niño, niña o adolescente.

10. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL USO DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS

Al aceptar los presentes Términos y Condiciones, el Usuario reconoce haber leído y en ese sentido, aceptarlos en su integridad de forma voluntaria, expresa e informada, así como también acepta las Políticas de (i) Tratamiento de Datos, (ii) de privacidad y (iii) de uso de Cookies de la Compañía, para que esta última pueda recolectar, almacenar, analizar, usar, trasmitir, trasferir, reproducir, registrar, procesar, difundir, y en general tratar todos los Datos Personales e información que el Usuario, de forma voluntaria, suministre en el momento del registro en los diferentes Sistemas Informáticos dispuestos por la Compañía y utilice las diferentes funcionalidades ofrecidas por dichos Sistemas.

En ese sentido, la Compañía, en su condición de proveedor de software y servicios tecnológicos para la gestión de seguros, o cualquier otro proveedor de servicios o productos de interés de los Usuarios, a través de sus Sistemas Informáticos por la Compañía para la prestación de sus servicios, podrá realizar cualquier acto incluido dentro de la definición de Tratamiento sobre los Datos que han sido suministrados para los propósitos o finalidades expresamente autorizadas por los Titulares de los Datos en la Política de la Compañía arriba expuestos, y los cuales serán incorporados en distintas Bases de Datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo. Esta información es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Compañía, de forma directa o a través de terceros.

Al aceptar estos Términos y Condiciones, la Compañía queda autorizada de manera expresa e inequívoca para almacenar y tratar toda la información del Usuario, salvo que este último revoque la autorización de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: [email protected] Asimismo, podrá utilizar este canal para ejercer cualquiera de sus derechos de Habeas Data como acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos, a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención o a oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las facultades de la Compañía se detentan y ejercen en virtud del Artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1266 de 2008.

Parágrafo Primero.- Al utilizar los Sistemas Informáticos, el Usuario reconoce y acepta que la información de identificación personal y demás datos relevantes para el uso del software, incluyendo pero no limitándose a información financiera y demás necesaria para la gestión de seguros, podrán ser parte de los activos transferibles de la Compañía. En caso de que la Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros, y siempre que el objeto social del adquirente esté relacionado con la finalidad específica para la cual se suministraron los datos, dicha información podría ser transferida. Esta transferencia respetará los términos de la Política de Privacidad y los presentes Términos y Condiciones, garantizando la protección y la privacidad de los datos en todo momento..

Parágrafo Segundo.- La Compañía se compromete a cumplir con su obligación de aplicar y mantener las medidas de seguridad necesarias y pertinentes para garantizar el cuidado, custodia, archivo, reserva y confidencialidad de los datos personales, y en ese sentido, se compromete a adoptar las medidas de índole técnica, organizativa y de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la ley y en los tratados internacionales suscritos por Colombia que rigen la materia.

10. AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MEDIOS A TRAVÉS DE LOS CUALES EL USUARIO CONCEDE LA AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de Datos Personales por parte de la Compañía requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular, sea dado directamente a la Compañía, o a terceros a través de la Compañía como es el caso de las aseguradoras, quienes ostentan la calidad de Responsables o Encargados, autorizados para transmitirlos o transferirlos a la Compañía y viceversa según sea el caso. Esta autorización se puede dar por cualquier medio siempre que sea posible su consulta posterior.

La Autorización del Titular se puede otorgar por cualquier medio y, de cualquier forma, sea por ejemplo por vía electrónica, la activación de un botón electrónico (clic), escrita u oral, y en general mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, siempre y cuando sea expresa y clara y la Compañía adquiera prueba de ella. En el caso de la Compañía, la Autorización para el Tratamiento de Datos se obtiene de los Titulares en el momento en que ellos hacen uso del sitio web, el aplicativo móvil o cualquiera de los Sistemas Informáticos dispuestos por la Compañía a través de los cuales prestan sus servicios de intermediación y comercialización de seguros.

En dicha Autorización se encuentran los siguientes elementos que con su aceptación serán consentidos por los Titulares:

El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento

En ese sentido, la Compañía obtiene la Autorización del Titular por cualquiera de estos medios, de manera previa a que el Titular deposite, consigne, diligencia y en general, divulgue o le revele a la Compañía en los diferentes momentos comerciales en los cuales existe interacción entre ellos. Ejemplo de ello, cuando el Titular realiza el respectivo registro como Usuario interesado en los servicios o productos de la Compañía, sea para cotizar el servicio o producto de su interés, para contratar el servicio o producto previamente cotizado o para hacerle seguimiento y consultar el estado de sus servicios y productos contratados a través de la Compañía, y en general para las finalidades autorizadas en la Política.

Para tal fin, el Usuario luego de leer los presente Términos y Condiciones del uso de los Sistemas Informáticos de la Compañía que incluyen la Política de Tratamiento de Datos Personales en concordancia con la Ley 1581 del 2012, el Decreto 1074 de 2015 y el Decreto 1377 del 2013, debe dar clic en aceptar o devolver vía electrónica el formulario debidamente diligenciado, antes del registro de su información en el canal dispuesto por la Compañía. En caso de que el Usuario no autorice el Tratamiento de sus Datos, no será posible la creación de su cuenta y su registro como Usuario.

De acuerdo con lo anterior, en atención a la Resolución 2232 de 2021, y particularmente lo dispuesto en su artículo 3 de definiciones, la autorización para el Tratamiento de Datos Personales a la Compañía se adquiere al momento del registro anteriormente mencionado a través del cual el Usuario Titular de Datos se inscribe en cualquiera de los sistemas de información puesto a disposición al público por parte de la Compañía e inicia a interactuar con esta última para la contratación de los servicios desde su etapa pre contractual y hasta y durante la ejecución del servicio en caso de que hubiere sido contratado a través de la Compañía.

Con el uso del sitio web, el aplicativo móvil y cualquiera otro medio dispuesto por la Compañía para la oferta de sus productos y servicios al público, el Usuario acepta que conoce la Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual estará disponible y será de fácil acceso en todos los sistemas informáticos dispuestos por este último.

12. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el Titular. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, acciones u omisiones del Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato cuando en su Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o la Constitución Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido o son objeto de Tratamiento.

Parágrafo.- Los derechos de los Titulares o Usuarios deberán ser garantizados no solo por la Compañía, sino también por aquellos Responsables y/o Encargados del Tratamiento de dichos Datos que adquieran dicha calidad en virtud de los contratos de transferencia y/o transmisión que celebre la Compañía para su respectivo Tratamiento, en los términos autorizados en la Política.

13. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LOS DATOS PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

Los Titulares de Datos Personales tratados directamente por la Compañía tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su supresión cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención e incluso, oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos y en general, a ejercer los derechos de todo Titular sobre sus Datos Personales. La vía que la Compañía ha implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos es a través de la presentación de la solicitud respectiva mediante correo electrónico dirigido a [email protected]

Este canal podrá ser utilizados por los Usuarios y Titulares de Datos Personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos y/o realizar las siguientes actividades sin que constituya una lista taxativa:

1. Consultas

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados. La petición será atendida por la Compañía en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamos

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por la Compañía deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar una solicitud ante la Compañía, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Compañía indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad del solicitante Titular y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas, inconsistencias o complete la información faltante. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida o complementaria para atender la solicitud del Titular, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y resuelto de manera completa y oportuna al Titular.

3. Rectificación y actualización

Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.

4. Supresión:

La supresión de Datos Personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular, sin perjuicio de que la Compañía podrá negarse a la misma cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

Parágrafo.- El procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer sus derechos también deberá ser implementado y ejecutado por parte de los Responsables y/o Encargados del Tratamiento de Datos Personales en caso de que la Compañía celebre con ellos el respectivo contrato de transferencia y/o transmisión según sea el caso.

MISCELÁNEA

Modificación de los Términos y Condiciones de uso de los Sistemas Informáticos de la Compañía: La Compañía podrá modificar estos Términos y Condiciones de Uso de sus Sistemas Informáticos en cualquier momento y sin previo aviso, sujeta a la obligación de mantenerlos debidamente publicados, actualizados, de fácil acceso y legible en sus Sistemas Informáticos como su sitio web “Figuro”. En todo caso, la Compañía publicará la fecha en que la versión vigente de los Términos y Condiciones fue publicada, para fines informativos de los Usuarios.
Legislación aplicable: Los presentes Términos y Condiciones se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de la República de Colombia.
Perfeccionamiento del contrato. El presente contrato se entiende perfeccionado con el clic que el Usuario realice sobre el botón de “Aceptar términos y condiciones” o aquel similar del que se disponga para el efecto.

Recibiremos sus comentarios, peticiones, quejas, reclamos o sugerencias a través del correo electrónico [email protected]